L'onboarding a longtemps été un aspect annexe des fonctions RH concentrées sur l'acquisition de talents. Et pourtant il a pris une ampleur inégalable ces dernières années.
Face à un turnover grandissant, les entreprises se doivent de trouver des moyens innovants pour engager efficacement leurs nouveaux collaborateurs. Fini la lourdeur administrative des premiers jours. A l'aide du digital, il est devenu possible d'automatiser ces process. On va préférer se consacrer à un onboarding stratégique qui va mobiliser le nouvel employé dès son arrivée. Il va falloir créer une véritable expérience collaborateur !
Pour pallier à l'effet "zapping" d'une génération de plus en plus en quête de sens, les GAFA ont été les premiers à entreprendre en matière de techniques innovante pour les retenir. Dans les bureaux de Facebook, on voue ainsi un culte à l'onboarding. Les 45 premières minutes sont même considérées comme cruciales pour susciter l'intérêt et la curiosité ! Mais pourquoi cette étape clé est si valorisée dans le parcours employé ?
A l'heure actuelle, 23% des employés quittent leur poste dans les douze premiers mois. Et cela représente un coût important pour les organisations.
Beaucoup s'accordent à dire que l'absence de sentiment d'appartenance explique ces défections. Il parait donc fondamental d’investir dans un onboarding sur-mesure pour engager le collaborateur au tout début de son parcours !
Voici donc les erreurs à éviter pour atteindre un onboarding éclairé, à la hauteur du talent de vos collaborateurs :
Erreur 1 : Ne pas fluidifier les aspects administratifs et logistiques de l'onboarding
Le Diable est dans les détails. Quand un nouvel employé rejoint une équipe, c'est toute une organisation que de créer un badge, installer son espace de travail et ses outils informatiques. Pour fluidifier son arrivée il est essentiel d'avoir un processus administratif établi par la fonction RH. Celui-ci sera à reproduire pour chaque nouvel onboardé. Ainsi, on évite de fragiliser une relation employé-employeur qui ne fait que commencer.
Erreur 2 : Proposer un onboarding trop concentré
Il ne faut surtout pas assaillir le nouvel employé d'informations, de noms et d'un langage corporate qu'il ne connait pas encore. Mieux vaut étaler l'onboarding et les formations qui en découlent sur une à deux semaines. C'est en permettant à l'employé de prendre ses marques qu'il sera sentira à l'aise d'interagir avec son équipe et d'appréhender les outils.
Par exemple, cela peut prendre la forme d'une base de contenus de formation accessible librement. L'idée est de donner le choix à l'employé de s'informer de lui-même. Intégrer de la gamification ou des serious games dans l'onboarding peut aussi permettre au nouvel arrivant de prendre ses marques de façon ludique.
Erreur 3 : Délaisser l'aspect social de l'onboarding
Il n'est pas rare qu'un nouvel arrivant se retrouve à écouter passivement les interlocuteurs qui se succèdent devant lui, sans plus d'interactions. Il écoute les présentations lui expliquant les méandres de l’organisation, sans s'exprimer. C'est un écueil commun.
Pourtant, pour un onboarding réussi, il faut le transformer en discussion, non en cours magistral qui ne laisse pas de place à l'expression. Encourager les interactions entre nouveaux arrivants comme avec les collaborateurs déjà en place contribue à favoriser l'intégration dans l'organisation.
Un onboarding réussi permet aussi de transformer les nouveaux collaborateurs en ambassadeurs de l'organisation, et de ses produits ou services. Les solliciter dès le début sur ces sujets, c'est les intégrer à l'organisation qu'ils viennent de rejoindre. Cela peut se faire au travers d’ateliers, de jeux et débats. Le but étant de stimuler leur créativité et de leur montrer que l'organisation se soucie de leur opinion. Ainsi, ils prennent en main les solutions de l'entreprise et se les approprient.
Erreur 4 : Manquer de structure et de cohérence de son processus d'onboarding
Ne pas directement dévoiler la vision stratégique de l'entreprise, c'est ralentir le processus d'intégration du collaborateur. En communiquant, l'employeur va véhiculer dès le départ les valeurs de l'entreprise, les attentes et les objectifs du poste. Fixer une ligne directrice à l'employé dès l'onboarding est donc un pré-requis. L’entreprise va lui présenter comment son poste s'inscrit dans l'eco-système corporate. En insistant sur la culture d'entreprise, vous lui permettez de se projeter sur le long terme, de donner un sens à son travail. Un bon onboarding doit être construit autour d'une approche dite “top down”. La vision globale doit être donnée avant de plonger dans les détails des différentes activités.
De plus, pour qu'un nouvel employé intègre le message que veut lui transmettre l'entreprise, encore faut-il que les messagers soient d'accord entre eux. Le problème récurrent de l'onboarding, ce sont les directives contradictoires des managers et du service RH. De même, il peut exister une déconnexion entre le traitement pré-embauche et l'accueil à l'arrivée. Pour pallier à ces évènements sources de confusion pour le collaborateur, chacun se doit de suivre une ligne commune claire pour son onboarding. Il faut éviter tout obstacle qui pourrait diminuer l'expérience employé.
Erreur 5 : Négliger l'importance des feedbacks
Le piège de tout onboarding est l'absence de feedback recueilli dès les premières heures. Pourquoi ne pas mettre en place un rapport d'étonnement ? En faisant un retour sur son environnement et son arrivée, le collaborateur fournit à la fois un feedback et de précieux insights. Ces derniers serviront aux futurs onboardings.
La première semaine ne peut pas être le seul touchpoint de la fonction RH avec ses nouveaux employés. Au contraire elle va servir de premier jalon à un ensemble de points de suivi répartis sur les six premiers mois. L'idée va être d'établir un "scénario" sur la durée pour susciter un sentiment d'organisation. En offrant au nouvel arrivant des moyens réguliers de partager son expérience, l'entreprise va montrer qu'elle se soucie de son bien-être. Mettre en place un système de mentor peut aussi fournir un appui sur lequel le collaborateur va se reposer. Les outils digitaux comme le mobile learning vont eux créer de l'interaction avec des employés de terrain loin du siège.
En évitant ces erreurs, les entreprises seront à même de fournir un onboarding adapté aux attentes d'une nouvelle génération de collaborateurs. Soucieux de leur évolution en interne et de leur cadre de travail, ils sont exigeants à juste titre. Il est donc un enjeu de taille pour les entreprises de retenir les talents à travers un "seamless" onboarding. Sans oublier de travailler l'upskilling, le développement personnel et l'engagement tout au long du parcours employé.
