Seulement 32% des français suivent une formation par an contre 41% au sein des pays de l’OCDE. Il est pourtant essentiel pour les entreprises de maintenir et de développer les compétences de leurs collaborateurs.
Identifier et répondre aux besoins de formation devient une démarche stratégique qui permet non seulement d’améliorer la performance des employés, mais aussi de favoriser leur engagement et leur fidélisation. En effet, des collaborateurs bien formés et soutenus sont plus susceptibles de contribuer de manière significative à la réalisation des objectifs de l’entreprise.
L'évaluation continue des besoins de formation permet d'anticiper les changements du marché, de combler les lacunes de compétences et de préparer les employés aux défis futurs. Cela passe par une analyse approfondie des compétences actuelles, une compréhension claire des objectifs de l'entreprise et une mise en œuvre de programmes de formation adaptés.
Aujourd’hui, on vous donne les 4 étapes clés pour les identifier, y répondre et les mettre en place dans votre entreprise !
Première étape - L’évaluation des compétences actuelles
Entretiens et feedbacks
L'évaluation des compétences actuelles de vos collaborateurs commence par une collecte de données qualitatives et quantitatives. Les entretiens individuels et de groupe sont des outils efficaces pour comprendre les perceptions des employés sur leurs propres compétences et sur les domaines où ils ressentent le besoin de se développer.
- Entretiens individuels : Ces discussions permettent d'explorer en profondeur les forces et les faiblesses de chaque employé. Elles offrent un espace pour exprimer des préoccupations personnelles et des aspirations professionnelles, facilitant ainsi une évaluation honnête des compétences.
- Groupes de discussion : Les groupes de discussion permettent de recueillir des retours collectifs, mettant en lumière les compétences partagées et les besoins communs au sein d'une équipe ou d'un département.
- Évaluations 360 degrés : Cette méthode consiste à recueillir des feedbacks de multiples sources, y compris les pairs, les subordonnés et les supérieurs. Elle offre une vue complète et équilibrée des compétences et des comportements de l'employé, aidant à identifier des domaines de développement souvent négligés dans les auto-évaluations.
Les entretiens et les feedbacks doivent être menés de manière régulière pour suivre l'évolution des compétences et des besoins de formation. Une communication ouverte et continue entre les employés et les responsables de formation est cruciale pour assurer la pertinence et l'efficacité des programmes de formation.
Tests de compétences
Les tests de compétences fournissent une évaluation objective et mesurable des capacités techniques et non techniques des employés. Ils permettent d'identifier précisément les lacunes de compétences et de mesurer les progrès au fil du temps. Voici quelques types de tests couramment utilisés :
- Tests techniques : Utilisés pour évaluer les compétences spécifiques requises pour des rôles techniques. Par exemple, des tests de codage pour les développeurs ou des simulations de gestion de projet pour les chefs de projet.
- Évaluations psychométriques : Mesurent les compétences comportementales et cognitives, comme la résolution de problèmes, la pensée critique et les compétences en communication. Ces tests aident à comprendre les aptitudes des employés à travailler en équipe, à gérer des situations stressantes et à prendre des décisions éclairées.
- Simulations de tâches : Placés dans un environnement simulé, les employés doivent accomplir des tâches spécifiques liées à leur rôle. Cela permet d'observer directement leurs compétences en action et d'identifier les domaines nécessitant une formation supplémentaire.
Les résultats de ces évaluations doivent être analysés en profondeur pour élaborer des plans de formation personnalisés. Une combinaison de méthodes qualitatives et quantitatives garantit une compréhension complète et nuancée des besoins de formation.
Seconde étape - Analyse des objectifs de l'entreprise
Plan stratégique de l'entreprise
L'analyse des objectifs stratégiques de l'entreprise est cruciale pour aligner les besoins de formation avec les priorités organisationnelles. Comprendre les ambitions à court et à long terme de votre entreprise permet de déterminer quelles compétences seront nécessaires pour atteindre ces objectifs.
- Identification des compétences clés : Examinez les objectifs stratégiques de l'entreprise, tels que l'expansion sur de nouveaux marchés, l'introduction de nouvelles technologies, ou l'amélioration de la satisfaction client. Identifiez les compétences spécifiques nécessaires pour atteindre ces objectifs.
- Alignement des compétences : Assurez-vous que les programmes de formation sont en phase avec les stratégies globales de l'entreprise. Par exemple, si l'entreprise prévoit d'adopter de nouvelles technologies, il est essentiel de former les employés sur ces technologies pour garantir une transition fluide et efficace.
Préparation aux projets futurs
La préparation aux projets futurs nécessite une anticipation des compétences nécessaires pour mener à bien ces initiatives. Cela implique une analyse proactive et une planification minutieuse.
- Projets technologiques : Si des projets futurs impliquent l'adoption de nouvelles technologies, formez vos employés bien avant le déploiement. Par exemple, la mise en place d'un nouveau système CRM nécessitera une formation préalable pour garantir que tous les utilisateurs comprennent comment utiliser efficacement le système dès son lancement.
- Projets de marché : Pour les projets visant à entrer sur de nouveaux marchés, il est important de former les équipes sur les spécificités culturelles, linguistiques et réglementaires de ces marchés. Cela garantit que les employés sont préparés à relever les défis uniques de ces environnements.
Adaptation aux évolutions du marché
Les évolutions rapides du marché exigent une adaptation constante des compétences. Une analyse régulière des tendances du marché et des besoins émergents est essentielle pour rester compétitif.
- Veille stratégique : Mettez en place une veille stratégique pour suivre les tendances du marché et identifier les compétences qui seront nécessaires à l'avenir. Par exemple, l'augmentation de l'automatisation dans un secteur peut indiquer un besoin croissant de compétences en robotique et en intelligence artificielle.
- Formation continue : Adoptez une culture de formation continue pour permettre aux employés de s'adapter rapidement aux changements du marché. Cela peut inclure des ateliers, des cours en ligne, et des certifications professionnelles.
Troisième étape - Identification des opportunités de compétences
Utilisation des matrices de compétences
Les matrices de compétences sont des outils visuels puissants qui permettent de cartographier les compétences actuelles des employés et de les comparer aux compétences requises. Elles facilitent l'identification des lacunes et aident à planifier les actions de formation nécessaires.
- Création de la matrice : Pour créer une matrice de compétences, commencez par répertorier les compétences essentielles pour chaque poste ou projet. Ensuite, évaluez chaque employé en fonction de ces compétences, en utilisant une échelle de notation (par exemple, novice, intermédiaire, avancé, expert).
- Analyse des résultats : Une fois la matrice remplie, identifiez les écarts entre les compétences actuelles et les compétences requises. Par exemple, si plusieurs employés sont notés comme "novices" en gestion de projet alors que des compétences avancées sont nécessaires, cela indique un besoin de formation spécifique en gestion de projet.
Analyses SWOT
Les analyses SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) sont des outils stratégiques qui permettent d’évaluer les capacités internes et les influences externes. Appliquées aux compétences des employés, elles aident à identifier les domaines nécessitant une amélioration.
- Forces et faiblesses : Évaluez les compétences internes de vos collaborateurs. Les forces représentent les compétences bien maîtrisées, tandis que les faiblesses indiquent les domaines nécessitant une formation supplémentaire.
- Opportunités et menaces : Analysez les facteurs externes qui peuvent influencer les besoins de formation. Les opportunités peuvent inclure des tendances du marché ou des technologies émergentes, tandis que les menaces peuvent être des changements réglementaires ou la concurrence accrue.
Recueil et Analyse des Données
En complément des matrices de compétences et des analyses SWOT, il est crucial de collecter et d'analyser continuellement les données relatives aux compétences. Cette approche data-driven assure une compréhension précise et à jour des besoins de formation.
- Feedback continu : Encouragez les managers et les employés à fournir régulièrement des feedbacks sur les compétences et les besoins de formation. Utilisez des plateformes de feedback en ligne pour faciliter ce processus.
- Analyse des performances : Examinez les données de performance des employés pour identifier les tendances et les écarts récurrents. Par exemple, des performances faibles constantes dans un domaine spécifique peuvent indiquer un besoin de formation.
- Surveys et questionnaires : Utilisez des enquêtes et des questionnaires pour recueillir des données directement auprès des employés concernant leurs compétences et leurs besoins de formation. Analysez les résultats pour identifier les tendances communes.
Dernière étape - Développement et mise en œuvre d’un plan de formation
Création de programmes de formation sur mesure
Une fois les besoins de formation identifiés, il est crucial de développer des programmes de formation sur mesure adaptés aux besoins spécifiques de chaque employé ou équipe. Ces programmes doivent être conçus de manière à combler les lacunes de compétences et à soutenir les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Analyse des besoins individuels : Utilisez les données recueillies lors des évaluations et des feedbacks pour créer des plans de formation personnalisés. Par exemple, si un employé doit développer des compétences en gestion de projet, concevez un programme incluant des cours en ligne, des ateliers pratiques, et des sessions de mentorat.
- Modules de formation variés : Intégrez différents formats de formation pour répondre aux préférences d’apprentissage variées. Utilisez des vidéos, des articles, des webinars, et des simulations interactives pour rendre la formation engageante et efficace.
- Flexibilité et accessibilité : Assurez-vous que les programmes de formation sont flexibles et accessibles, permettant aux employés de se former à leur propre rythme et selon leur emploi du temps. Les plateformes de formation en ligne et les applications mobiles sont particulièrement utiles à cet égard.
Utilisation du Microlearning
Le microlearning, qui consiste en des modules de formation courts et ciblés, est une méthode efficace pour fournir des formations continues sans perturber les emplois du temps chargés des employés.
- Avantages du microlearning : Cette approche permet de transmettre des informations essentielles de manière concise et mémorable. Les employés peuvent facilement intégrer ces courtes sessions de formation dans leur journée de travail, augmentant ainsi la rétention des informations. De plus, grâce à son apprentissage continue, le microlearning permet de lutter contre les mécanismes d'oublie par de l'ancrage mémoriel.
- Formats de microlearning : Utilisez des vidéos courtes, des quiz interactifs, des infographies, et des podcasts pour varier les formats et maintenir l’intérêt des apprenants.
- Intégration quotidienne : Incorporez le microlearning dans les routines quotidiennes des employés, par exemple en envoyant des micro-leçons par email ou via une application mobile dédiée.
Intégration du Mobile Learning
Le mobile learning (apprentissage mobile) permet aux employés d'accéder aux formations n'importe où et à tout moment, offrant ainsi une flexibilité maximale.
- Accessibilité : Assurez-vous que tous les contenus de formation sont accessibles sur des appareils mobiles, tels que les smartphones et les tablettes. Utilisez des plateformes de formation en ligne optimisées pour les mobiles.
- Contenus adaptés : Adaptez les contenus de formation pour qu’ils soient faciles à consommer sur de petits écrans. Privilégiez les vidéos courtes, les podcasts, et les articles concis.
- Notifications push : Utilisez les notifications push pour rappeler aux employés de suivre leurs formations, les encourager et maintenir leur engagement.
Mentorat et coaching
Le mentorat et le coaching sont des méthodes puissantes pour un apprentissage personnalisé et un développement des compétences en profondeur.
- Programmes de mentorat : Mettez en place des programmes de mentorat où des employés plus expérimentés peuvent guider et conseiller les nouveaux ou moins expérimentés. Cela favorise le transfert de connaissances tacites et le développement professionnel.
- Coaching professionnel : Engagez des coachs professionnels pour aider les employés à atteindre leurs objectifs de carrière et à développer des compétences spécifiques. Les sessions de coaching peuvent être individuelles ou en petits groupes.
- Suivi et évaluation : Suivez régulièrement les progrès des mentorés et coachés pour ajuster les programmes si nécessaire et garantir leur efficacité.
